Didalam dunia usaha, sebuah PO (Purchase Order) merupakan sebuah awal dari suatu ikatan kerjasama bisnis yang utama. Bahkan untuk orang-orang yang berada pada Dept. Marketing, terbitnya PO merupakan point penting dalam menilai kinerja orang tersebut. Perform atas kinerjanya dilihat dari berapa banyak PO dan nilainya, apakah dia masih profitable bekerja di perusahaan tersebut.

Nah, topik sekarang adalah : "Apakah baik bila kita menolak suatu PO atas barang atau jasa yang kita miliki???

Pertanyaan menarik….mungkin jawaban ini merupakan pendapat pribadi dari sudut pandang saya pribadi., akan tetapi mudah-mudahan bisa memberikan sedikit pencerahan bagi pembaca blog ini.

Setahu saya, menolak PO dikarenakan validasi penawaran sudah berakhir, diatur secara jelas di setiap penawaran yang dilakukan hampir semua vendor/ supplier.

Secara kontrak, jika terjadi validasi penawaran sudah berakhir sebelum penunjukan, maka bidder yang validasi penawarannya berakhir dianggap "diskualifikasi". Jadi kalau ada penunjukkan PO kpd bidder yang validasi penawaran nya sudah berakhir, bidder lain yang validasi penawarannya masih hidup, berhak melakukan protes.

Praktek-praktek umum dari pengalaman saya, jika validasi penawaran sudah berakhir, maka Buyer akan meminta Bidder untuk memperpanjang validasi penawarannya. Jika tidak ada bidder yang mau memperpanjangnya, maka dilakukan tender ulang.

Supplier berhak menolak perpanjangan bid validity, dan berhak mengajukan harga baru. Kalau tidak trjadi kesepakatan, berarti no deal dan tender dianggap fail.

Salah satu Komponen harga yg penting dicermati adalah soal time value of money, yg direpresentasikan dalam bid validity. Kalau bid validity berakhir, berarti harga sdh tak berlaku lagi, kecuali ada pertimbangan tertentu dari supplier berdasarkan situasi market sehingga bid validity bisa diextend dan harga msh berlaku seperti semula. Tentu saja perpanjangan bid validity harus disertakan dengan pengajuan resmi dari supplier.

Otherwise, harga secara otomatis tidak berlaku lagi dan purchaser tdk boleh menerbitkan PO dgn harga yg sdh kadaluarsa.

Lain halnya kalau pemenang tender sudah dipilih dan yg terpilih tersebut membatalkan PO yg sudah diberikan, sanksinya ya black list sbg vendor list. Dan itu dikembalikan lg ke management anda, mau tdk. . ! Ato kalau vendor tsb mundur ato membatalin dg alasan yg rasional dan accountable sbg contoh harga naik karena inflasi, dsb. . , sbg vendor bisa mengajukan eskalasi lebih dulu utk approval dr client.

Dan sejauh upaya tdk bisa disetujui, vendor berhak mundur dg sgala konsekuensi spt black list ato apa istilah yg lain. Tapi tdk ada sanksi denda sejauh tdk ada kesepakatan yg di tandangani kedua belah pihak secara tertulis, baik dihadapan pjbat hkum ato tdk.

 

Menerima PO berbeda dgn Menyetujui/menandatangani PO.

Kalau bid validity anda sudah expire, kemudian Buyer tetap menerbitkan PO atas dasar bid yg anda ajukan setelah bid validity berakhir, maka anda BERHAK utk menolak. Tidak ada sanksi yang akan anda peroleh karena penolakan tersebut.

Seharusnya Buyer tersebut MALU menerbitkan PO atas dasar bid yang validitynya sdh expire. Common sense bahwa PO harus diterbitkan berdasarkan bid yang valid dan trusted. Bukan main paksa dan main ancam. Aturan bisnis dibuat,  salah satunya berdasarkan atas azas Kesetaraan dan Kepercayaan.

Apa fungsi dari bid validity? Bukankah ini berarti hanya menguntungkan di pihak purchaser? Mengenai Validity,..dapat dilihat dari duah arah, satu sisi dari Pemberi P.O dan satu sisi dari penerima P.O, bagi pemberi P.O memberikan tenggang waktu atau validity date, itu bertujuan untuk memdapatkan respon yang cepat dari para suppliers supaya target dari subuah project bisa terlaksana sesuai dengan schedule…, sedangkan dari sisi penerima P.O, biasanya juga memberikan validity date mengenai barang yang ditawarkan (consumable stuff) bisa cepet di response oleh pemberi P.O, dengan harapan dia bisa menyediakan sesuai dengan permintaan validaty date dari pemberi P.O.

Sebagaimana yang saya kemukakan diawal, kesemuanya itu tidak ada sangsi, karena tak ada perjanjian secara tertulis yang mengikat diantara kedua belah pihak, baik dihadapan petugas pejabat hukum atau tidak…, sebagaimana yang di sampaikan di atas. Dan memang tujuan secara umum dari Surat Penawaran dengan mencantumkan segala persyaratan yang ada dalam penawaran itu untuk mengatur kerjasama antara pemberi P.O dan penerima P.O supaya terjalin kerjasama yang fair dalam hal kesetaraan antara penjual dan pembeli…(seperti itulah kira 2x, pandangan umumnya).

Apakah itu menguntungkan purchaser.., ? tidak juga…, selama tidak ada ikatan yang disepakati (deal diantara kedua belak pihak) supplier berhak tidak meresponse karena validitinya udah habis, begitu juga dengan purchasher, selama dia memberi validity date dan yang meresponse quotation sedikit, ya dia juga berhak memilih serta memutuskan siapa yang akan diambil sebagai vendor pemenang.

Itu semua tergantung dari management kedua belah pihak (management procurement ditempat anda & supplier), dan pandangan secara umum seperti itu.

 

-sumber : dari berbagai info dan pengalaman pribadi

Iklan